База данных

1.        Что такое база данных?

База данных - определённым образом организованная совокупность данных, относящихся к определённой предметной области, предназначенная для хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.

2.        Структура базы данных Access.
Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих вязанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными.

3.        Свойства полей.

Основным свойством любого поля является его размер. Размер поля выражается в символах. Символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что размер поля измеряется в байтах. От размера поля зависит, сколько информации в нем может поместиться.
Уникальным свойством любого поля является его Имя. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковыми именами.

Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Если подпись не задана, то в заголовке столбца отображается имя поля. Разным полям можно задать одинаковые подписи.

4.        Типы полей базы данных Access и их характеристики.

Текстовый - одна строка текста (до 255 символов)

Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).

Числовой - число любого типа (целое, вещественное и т.д.).

Дата/время - поле, содержащее дату или время.

Денежный - поле, выраженное в денежных единицах (р., $ и т.д.)

Счетчик - поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.

Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.

Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.

5.        Объекты Access и их характеристики.

Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц.

Запросы служат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных.

Формы служат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными.

Отчеты служат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями.

6.        Назначение кнопок Открыть, Конструктор, Создать.

Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.

Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.

Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера.

7.        Назначение программных модулей Мастер.
Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций.

8.        Этапы разработки базы данных.

1 этап. Постановка проблемы. 

2 этап. Способ представления информации. 

3 этап. Синтез компьютерной модели и технология создания базы данных.

9.        Запуск Access.
Пуск → Все программы → Microsoft Access

10.     Отличие представление базы данных Таблица и Форма.
См. пункт 5

11.     Создание таблицы.
1. Выделить объект Таблицы и щелкнуть Создать.
2. В появившемся окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и щелкнуть ОК.
3. В окне Таблица 1: таблица в графу Имя поля ввести имена полей, а в графу Тип данных - их тип.
4. Закрыть окно Таблица1:таблица, щелкнув по кнопке Закрыть.
5. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы? Щелкнуть Да.
6. Ввести в окне Сохранение имя таблицы её название, ОК.
7. На вопрос Задать ключевые поля? щелкнуть Нет.

12.     Создание формы.
1. Переключить окно Название: база данных на объект Формы и щелкнуть кнопку Создать.
2. На экране появилось окно Новая форма, в котором в качестве источника данных выбрать свою таблицу.
3. Выбрать пункт Мастер форм и щелкнуть ОК.
4. Следуя подсказкам Мастера форм, выполнить следующий алгоритм:
·   В окне Создание форм, нажимая кнопку >>, перенести все поля в форму. Щелкнуть Далее.
·   Выбрать В один столбец. Щелкнуть Далее.
·   Выбрать Международный. Щелкнуть Далее.
·   Оставить имя прежним. Щелкнуть Готово.

13.     Настройка формы.
1. Для вызова конструктора щелкнуть кнопку Конструктор на Панели инструментов.
2. После запуска режима Конструктор на экране появляется окно Растения форма. В этом окне три поля Заголовок формы; Область данных; Примечание формы. Область данных - это поле в котором располагается форма на экране. Два других поля необязательны, от них можно отказаться. Щелкнуть в строке меню Вид → Заголовок/Примечание формы, чтобы отключить b. Поля Заголовок и Примечание исчезнут.

3. Для увеличения размера формы развернуть окно формы во весь экран и перетащить правую и нижнюю границы формы до границ окна.
4. Настроить каждое поле формы, подобрав размеры, вид, размер шрифта, выравнивание и т.д.
5. Для настройки поля Картинка щелкнуть в поле правой кнопкой мыши и выбрать Свойства.
·  В появившемся окне Присоединенная рамка объекта: Картинка на вкладке Макет установить свойства как показано стрелками на рисунке и закрыть это окно.

14.     Ввод данных в таблицу и в форму.
1. Для перехода из режима Конструктор в режим Форма щелкнуть кнопку Режим формы.
2. Установить переключатель записей (слева внизу экрана) на вторую запись и заполнить все поля сведениями.

15.     Сортировка данных в базе.
1. На панели инструментов или в строке меню щелкнуть Вид: Режим таблицы.
2. Выделить нужное поле.
3. Щелкнуть кнопку на панели инструментов Сортировка по возрастанию.

16.     Поиск данных в базе.
1. На панели инструментов щелкнуть кнопку Найти. На экране появляется окно Поиск.
2. В текстовом поле Образец указать искомое слово или часть слова.
3. В текстовом поле Просмотр указать Все или Вверх или Вниз.
4. В текстовом поле Совпадение указать С любой частью поля.
5. Отключить все флажки опций b 
6. Щелкнуть Найти.
8. Закрыть окно Поиск.

17.     Отбор данных с применением фильтра.
1. На панели инструментов щелкнуть кнопку Изменить фильтр.
2. В появившемся окне указать в выбранных полях условия отбора.
3. Щелкнуть кнопку Применить фильтр.
4. После применения фильтра видны только те записи, которые удовлетворяют условию отбора.